Privacyverklaring – Kantoren De Ceder
(van kracht vanaf 25 mei 2018)
De bescherming van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring zetten wij op gedetailleerde wijze uiteen hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, met uw persoonsgegevens omgaan.
Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en van de contactpersoon voor gegevensbescherming:
Amani Consult bv ovv BVBA
Brusselsesteenweg 505 bus 1
9090 Melle
Wij verwerken uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij informatie gebruiken aan de hand waarvan u geïdentificeerd wordt of kan worden.
Dat kan gaan om uw naam, een identificatienummer, adres- en/of contactgegevens en betaalgegevens en alle gegevens die nodig zijn ten behoeve van de verhuur van vergaderzalen en de daarbijhorende dienstverlening. Het begrip “verwerken” moet dan weer heel ruim begrepen worden en kan slaan op het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,… van uw persoonlijke informatie.
Als u op onze dienstverlening beroep wenst te doen, moet steeds een minimum aan persoonsgegevens verstrekt worden. Zonder bepaalde gegevens kan de dienstverlening niet naar behoren worden uitgevoerd.
De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt niet zomaar; ze vereist een specifiek doel én wettelijke basis.
Amani Consult bv ovv BVBA verwerkt uw persoonsgegevens omdat u zich geregistreerd heeft om eens van onze vergaderzalen te huren. U geeft ons uw gegevens via deze website, via email of op een andere door u gekozen wijze.
Wij mogen uw persoonsgegevens dus niet zomaar verwerken. Er moet een rechtmatig doel en een wettelijke grondslag voor de verwerking bestaan.
Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel ten behoeve van de dienstverlening in het kader van de verhuur van de vergaderzalen en/of kantoren en/of wanneer we uw uitdrukkelijke toestemming hebben.
Wij houden uw persoonsgegevens niet eeuwig bij.
Uw persoonsgegevens worden maar zolang bewaard als nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden gebruikt.
U behoudt controle over uw persoonsgegevens.
U kan steeds een overzicht van uw persoonsgegevens bij ons opvragen, ons vragen om onjuiste gegevens recht te zetten of om uw gegevens uit onze bestanden te verwijderen. Ook heeft u het recht om gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, de beperking van de verwerking te vragen, of u te verzetten tegen de gegevensverwerking door Amani Consult bv ovv BVBA.
Wilt u van één van deze rechten gebruik maken, e-mail ons dan uw verzoek, samen met een identiteitsbewijs, naar liliane.gepts@amaniconsult.be.
Wij zijn niet altijd verplicht om op uw verzoek in te gaan, maar wij zullen steeds reageren binnen de wettelijk bepaalde termijn en onze eventuele weigering toelichten.
Wij hebben één maand om te reageren op uw verzoek waarmee u één van uw rechten uitoefent. Gaat het om een complex verzoek, dan wordt de termijn met twee maanden verlengd. Bij een duidelijk ongegrond of buitensporig verzoek, mogen wij uw verzoek negeren of u een vergoeding aanrekenen die overeenstemt met onze administratieve kost voor het bezorgen van een antwoord.
Naargelang het concrete verzoek, kan u het volgende van ons verwachten:
- a) Recht op inzage
Als wij een verzoek tot inzage ontvangen, dan bezorgen wij u de wettelijk omschreven informatie in elektronische vorm. Wenst u de gegevens die wij verwerken op papier te ontvangen, dan moet u dit ons uitdrukkelijk vragen. Wanneer u meer dan één kopie van uw persoonsgegevens wenst, kunnen wij hiervoor een vergoeding aanrekenen.
- b) Recht op verbetering
Als u ons meedeelt dat bepaalde van uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, dan passen wij dit aan in onze bestanden.
- c) Recht om uw toestemming in te trekken
Als de verwerking van persoonsgegevens berust op uw toestemming, dan heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.
- d) Recht op gegevensverwijdering
U kan vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen waarvoor geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken. Het recht om gegevens te wissen is niet absoluut. U kan dit recht slechts in de onderstaande gevallen uitoefenen:
- de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;
- wij verwerken de persoonsgegevens onrechtmatig;
- wij moeten moet de persoonsgegevens wissen door toedoen van een wettelijke verplichting;
- u trekt uw toestemming in en de verwerking heeft geen andere rechtsgrond;
- na een succesvolle uitoefening van het recht van bezwaar.
In bepaalde gevallen zullen wij echter kunnen weigeren om de persoonsgegevens te wissen. Dit is onder meer het geval wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een wettelijke plicht die op ons rust of voor de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een eventuele vordering in rechte.
- e) Het recht van beperking van gegevensverwerking
In bepaalde omstandigheden kan u een “beperking” van de gegevensverwerking vragen. Het gevolg daarvan is dat wij uw persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.
U heeft het recht om de beperking van de gegevensverwerking te verkrijgen in de volgende gevallen:
- als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- als de verwerking onrechtmatig is;
- als u de persoonsgegevens nodigt heeft voor de uitoefening van een rechtsvordering, terwijl wij ze niet meer nodig hebben;
- als u uw recht van bezwaar uitoefent. De beperking geldt in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan de uwe.
- f) Het recht van bezwaar
U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking steunt op het gerechtvaardigde belang van Amani Consult bv ovv BVBA of een derde. Laat ons in voorkomend geval weten wat de redenen van het bezwaar zijn die verband houden met uw specifieke situatie. Bij de beoordeling van uw bezwaar dienen wij een afweging te maken tussen uw belangen en de onze (of die van de derde in kwestie). Mochten wij om één of andere reden van mening zijn dat wij niet kunnen ingaan op uw bezwaar, zullen wij u de redenen daarvan meedelen.
In andere gevallen kan u geen bezwaar maken, maar denk eraan dat als de verwerking van persoonsgegevens steunt op uw toestemming, u deze steeds kan intrekken.
- g) Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
De bedoeling van het recht op gegevensoverdraagbaarheid is om u in staat te stellen uw persoonsgegevens te verkrijgen, op een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm, en ze te hergebruiken voor andere diensten. Op een gebruiksvriendelijke manier kan u dus persoonsgegevens verplaatsen van de ene IT-omgeving naar een andere.
Eén van de basisvoorwaarden voor de gegevensoverdraagbaarheid is dat het moet slaan op gegevens die op geautomatiseerde wijze zijn verwerkt, bvb. omdat ze zijn opgenomen in een digitaal bestand. Daarnaast moet het gaan om gegevens die u zelf heeft verstrekt.
De reservaties van vergaderzalen in de Kantoren De Ceder gebeuren in principe op geautomatiseerde wijze, maar niet uitsluitend.
- h) Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden
Er is sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de wetgeving gegevensbescherming, wanneer besluiten worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst, en die een persoon aanzienlijk treffen of juridische gevolgen hebben voor hem of haar. Wanneer gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming (binnen het wettelijk kader), dan moet worden voorzien in passende maatregelen die de rechten van de betrokkene beschermen. Die maatregelen omvatten minstens de mogelijkheid voor de betrokkene om dit besluit aan te vechten, zijn of haar standpunt kenbaar te maken en een menselijke tussenkomst te vragen.
De reservaties en betalingen op de website KantorenDeCeder.be gebeuren in principe op geautmatiseerde wijze. Voor reservaties op een andere wijze wordt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming toegepast.
Onder omstandigheden delen wij uw persoonsgegevens met derden.
Uw gegevens worden in eerste instantie gebruikt ten behoeve van de dienstverlening in het kader van de verhuur van vergaderzalen/kantoren.
Daarnaast moeten wij soms persoonsgegevens verstrekken aan derden bij de uitvoering van onze deontologische of wettelijke verplichtingen, of om onze rechtmatige belangen te beschermen.
Klachten? U kan steeds bij ons terecht of bij de nationale toezichthouder.
Dat kan via de volgende contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be